Integrácia SAP Business One na digitálneho poštára
evensend.com
eFaktúra je povinná pre všetkých platiteľov DPH od 1.1.2027. V spolupráci so spoločnosťou EDITEL SK s.r.o. (digitálny poštár číslo 1) sme pripravili riešenie evensend, ktoré prepája Váš SAP Business One s digitálnym poštárom. Okrem splnenia si legislatívnej povinnosti vám naše riešenie prináša príležitosť plnej digitalizácie procesu odosielania a prijímania elektronických faktúr. Automatizovane a s použitím moderných technológií súčasnosti.
Prečo
Jednoduchý na používanie
Všetky informácie o stave odoslania a doručenia dokladu máte vždy v SAP B1. Nemusíte "nikam" chodiť ak nechcete. Zároveň má aplikácia prehľadné a moderné používateľské rozhranie, v ktorom zistíte detailné podrobnosti o odoslanej eFaktúre.
Auditovateľný proces odosielania
Pre každý odosielaný doklad máte k dispozícii audit log, detailné informácie o procese odosielania, transforrmácie a validácie dokladu až po informáciu o doručení konečnému prijímateľovi dokladu.
Inovatívny
Plne automatizovaný proces, ktorý zabezpeči, že na žiadny elektronický doklad nezabudnete.
Vždy aktuálny
Formát eFaktúry (peppol BIS) sa môže meniť až 2x ročne. Zmeny formátu rieši evensend automaticky, nemusíte to sledovať, neplatíte nič navyše. *Výnimku budú tvoriť zmeny, ktoré si vyžiadajú aj zmenu vo vašom SAP B1.
Najčastejšie otázky o službe evensend
Transparentné odpovede na vaše najčastejšie otázky o implementácii, funkčnosti a vhodnosti enensend pre riešenie eFaktúry vo vašej spoločnosti.
Čo je služba evensend ?
Vystavené doklady sa musia nejakým sôsobom dostať z vášho systému k digitálnemu poštárovi a naopak prijaté doklady v schránke digitálneho poštára sa musia nejako dostať do vášho ERP systému.
Riešenie evensend je prepojenie (integrácia) medzi vaším ERP systémom SAP Business One a vašim digitálnym poštárom. Zabezpečuje obosjtranú komunikáciu, to znamená, že načítava doklady z vášho SAP, validuje povinné údaje, transformuje ich na peppol BIS 3 formát a odosiela ich vášmu digitálnemu poštárovi a tiež spracováva prijaté doklady, páruje ich na objednávky a príjemky a ukladá do vášho ERP systému.
Prečo je služba evensed výhodnejšia ako add-on inštalovaný priamo v SAP Business One?
- Žiadne licenčné poplatky a poplatky za údržbu
- Žiadne inštalácie a aktualizácie add-on, ktoré sú štandardne spoplatnené
- Žiadne spomalenie systému ďalším spusteným add-on, nemusíte riešiť, kto má a kto nemá add-on spustený
- Možnosť variabilného nastavenia smerovania vašich údajov z dokladu do eFaktúry (napríklad. číslo pôvodnej faktúry v dobropise)
- Vždy aktuálny formát eFaktúry. Štandard Peppol BIS je pravidelne aktualizovaný 2x ročne a nový formát je povinný. Služba evendsend poskytuje vždy aktuálny formát v cene služby
- Žiadne „klikanie“ v SAP Business One – proces môže byť plne automatický, takže nezabudnete poslať faktúru zákazníkovi
- Spracovanie došlých dokladov s párovaním na objednávky a príjemky. Výsledkom je kompletný doklad, pripravený na zaúčtovanie v SAP Business One
Prečo odporúčate EDITEL SK s.r.o. ako digitálneho poštára a sú aj iné možnosti?
EDITEL SK s.r.o. je etablovaná spoločnosť s dlhoročnými skúsenosťami v oblasti elektronickej komunikácie. Zavedenie eFaktúry na Slovensku nie je pre nich nový biznis (ako pre mnohé firmy, ktoré sa tomu začali venovať až teraz), ale to rozšírenie ich portfólia poskytovaných služieb.
My v EVENIF spolupracujeme dlhodobo s EDITEL na viacerých riešeniach elektronickej komunikácie EDI u našich zákazníkov, čo prirodzene vyústilo v úzku spoluprácu na zavedení eFaktúry. Máme spoločne otestované riešenie eFaktúry, takže ho vieme pre vás nasadiť, bež dodatočných prekvapení a nákladov.
Ak si zvolíte EDITEL ako vášho digitálneho poštára, máte u nás výhodu, že nebudete platiť za integračné testy medzi vaším SAP Business One a digitálnym poštárom. Zároveň získavate v spoločnosti EDITEL spoľahlivého a profesionálneho partnera pre riešenie eFaktúry.
Zároveň dodávame, že vieme pripojiť do riešenia evensend aj iného digitálneho poštára podľa vašej preferencie.
Budeme musieť zmeniť proces vystavovania dokladov v SAP Bussines One?
Dobrou správou je, že v podstate zostáva všetko „po starom“, ale zavedenie eFaktúry má špecifické dopady:
- čistota dát o zákazníkoch – doteraz bol DIČ iba doplnkový údaj, so zavedením eFaktúry sa z neho stáva identifikátor v sieti Peppol, čo znamená, že si skontrolujte a doplňte tento údaj v evidencii zákazníkov. Tiež je podstatný štát fakturačnej adresy.
- ak bude eFaktúra už odoslaná, nesmie sa v SAP stornovať, musíte vystaviť doklad dobropis na plnú výšku faktúry
- ak bude eFaktúra už odoslaná, nemali by ste v SAP meniť žiadne údaje (ani texty), pretože sa už do odoslanej eFaktúry nepremietnu
- eFaktúru nie je možné poslať viackrát
- ak používate v SAP proces „faktúra ako služba“, bude potrebná úprava tohto procesu a modifikácia naačítania dát pre eFaktúru
To čo sa dalo doteraz riešiť úpravou tlačového výstupu faktúry, opravou textov, dátumu splatnosti, bankového účtu pre úhradu atď. už nebude možné. eFaktúra bude vyžadovať „presné“ dáta v čase odosielania faktúry, bez možnosti modifikácie po jej odoslaní.
V EVENIF sme špecialisti na SAP Business One, takže sa na nás môžete obrátiť s akýmkoľvek problémom, ktorý vás v súvislosti s eFaktúrou a dopadom na vaše procesy napadne.
Ako budem vedieť, že faktúra bola úspešne doručená zákazníkovi?
Služba evensend pravidelne aktualizuje stav faktúry priamo v SAP Business One, takže sa nemusíte „nikam“ preklikávať ak nechcete.
Na každej faktúre (dobropise) uvidíte vždy informácie:
- či a kedy evensend faktúru už zaregistroval (stále máte čas na prípadnú úpravu faktúry)
- či a kedy evensend faktúru už prevzal
- či a kedy bola faktúra doručená príjemcovi
- v prípade chyby uvidíte dôvod (napríklad, že prijímateľ nie je registrovaný v peppol sieti)
Takto si viete jednoducho priamo v SAP Business One kontrolovať stav vašich eFaktúr.
V prípade chýb budete emailom notifikovaný a detailné informácie vždy nájdete v aplikácii evensend.
Evensend udržuje pre každý doklad detailný audit log o procese odosielania.
Umožňuje evensend automatický aj manuálny režim odosielania?
Áno, môžete si vybrať spôsob, aký vyhovuje vaším interným procesom:
- Automatický režim – evensend si faktúru vrátane príloh načíta zo SAP, skontroluje povinné údaje, overí príjemcu v peppol sieti, transformuje faktúru na peppol BIS 3 formát, zvaliduje výstupný formát, odošle faktúru digitálnemu poštárovi, overuje stav doručenia u digitálneho poštára. Stavy spracovania zapisuje do SAP Business One.
- Manuálny režim – celý proces je rovnaký ako automatický režim, ale doklady čakajú v aplikácii evensend na manuálne uvoľnenie používateľom. Tento režim vám dáva kontrolu nad tým, kedy konkrétnu faktúru odošlete a tiež máte možnosť pridávať dodatočné prílohy na odoslanie.
Došlé faktúry v našej firme prechádzajú schvaľovacím procesom, aké sú možnosti riešenia po zavedení eFaktúry?
Toto je skvelá príležitosť na digitalizáciu procesu prijatých dokladov a my máme pre vás riešenie, ktoré je integrované so SAP Business One.
Keďže eFaktúra už nebude „vizuálny“ doklad ale dátové XML, je neefektívne prevádzať ju na „PDF“, ktoré môžete potom interne schvaľovať, či už mailom, ako ako ste zvyknutí.
Toto je oblasť, kde exceluje náš systém Team Assistant, prehľadný schvaľovací workflow na pár klikov vrátane mobilnej aplikácie. Naši zákazníci s Team Assistant budú mať silný nástroj na spracovanie došlých faktúr. Tie ktoré prichádzajú emailom (zahraničné, neplátci DPH…) si systém prevezme priamo z mailovej schchránky, pomocou AI vyťaží dáta z dokladu a pripraví ho na schvaľovanie. Zároveň stiahne prijaté doklady zo schránky digitálneho poštára a pripraví ich na schvaľovanie. Všetko máte preľadné, v jednom prostredí aj pozavedení eFaktúry.
Pozrite si základné informácie o Team Assistant https://evenif.sk/team-assistant/
Spĺňa náš SAP Business One požiadavky pre využitie služby evensend?
Základné požiadavky na pripojenie služby evensend:
- verzia SAP Business One 10.0 FP2002 verzia pre MS SQL server (HANA momentálne nie je podporovná) a vyššie verzie
- nainštalované a funkčné rozhranie SAP Service Layer s prístupom z internetu
- voľná licencia typu indirectAccessUser alebo B1Indirect_MSS
Slúži evensend ako digitálny archív?
Nie. Evensend je integračná služba, ktorá neuchováva doklady v legislatívne požadovanej forme za obdobie 10+1 rok.
Službu digitálneho archívu podľa platnej legislatívy vám vie poskytnúť EDITEL SK s.r.o.
Pozrite si evensend
Pošlite nám vyplnený formulár a vytvoríme vám konto v aplikácii evensend, kde si môžete na vlastné oči pozrieť vaše budúce riešenie pre eFaktúru.
Telefón
+421 902 674 107
info@evenif.sk
Adresa
EVENIF s.r.o.
Alexandra Matušku 4490/1
974 01 Banská Bystrica, Slovakia